Permasalahan Yang Sering Muncul Dalam Organisasi dan Solusi Pemecahannya

A.    Latar Belakang

            Organisasi adalah sarana dalam pencapaian tujuan, yang  merupakan  wadah kegiatan dari orang-orang yang bekerja sama dalam  usahanya mencapai  tujuan. Keberadaan suatu organisasi sangat dipengaruhi oleh beberapa aspek diantaranya penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat.

            Organisasi atau perusahaan harus mampu mengelolah manajemennya  untuk memenangkan persaingan pada era yang serba kompetitif supaya dapat bertahan untuk tumbuh dan berkembang sesuai dengan tujuan perusahaan. Setiap perusahaan, baik yang bergerak dibidang produksi, jasa maupun  industri, pada umumnya memiliki tujuan untuk memperoleh keuntungan.

             Agar  dapat mencapai tujuan itu, perusahaan memerlukan sistem  manajemen efektif  yang akan menunjang jalannya operasi perusahaan secara terus-menerus dan tingkat efektivitas kerja karyawan juga perlu diperhatikan.  Perusahaan memiliki beberapa bagian pada umumnya, yakni  bagian  pemasaran, bagian keuangan, bagian produksi, bagian sumber daya manusia, dan  bagian administrasi.  Masing-masing bagian tersebut  melaksanakan kegiatan yang berbeda tetapi saling berhubungan satu sama lain.  Tingkat kegiatan yang  dilaksanakan perusahaan akan mengalami perubahan dari  suatu periode ke periode berikutnya.

             Adanya perubahan tersebut mengharuskan  manajemen mengadakan koordinasi dalam suatu perusahaan dan menciptakan wadah yang merupakan alat komunikasi antar bagian yaitu struktur organisasi. Pada struktur organisasi  terdapat garis hubungan antar  manajer dan  karyawan yang memiliki garis hubungan antar tugas, wewenang, dan tanggung  jawab.

              Koordinasi diperlukan untuk memperoleh kesatuan tindak dalam  mencapai tujuan perusahaan.  Tanpa adanya koordinasi, orang-orang atau fungsi  yang ada akan lebih mengejar kepentingannya sendiri  sehingga mengorbankan  tujuan perusahaan.

              Koordinasi antar bagian sesuai dengan kegiatan perusahaan  akan menjadi salah satu faktor pendukung terhadap kelancaran dan keberhasilan pelaksanaan kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

B.     Permasalahan

               Pada makalah karya tulis kali ini saya kan membahas masalah yang sering muncul pada organisasi. Permasalahan sering kali muncul pada suatu organisasi dan di tuntut oleh anggotanya untuk melewati dan menyelesaikannya. Permasalahan yang  kompleks  sering  terjadi pada perusahaan-perusahaan yang pada akhirnya secara tidak langsung menuntut seorang menejer untuk membuat sebuah keputusan.

               Pada saat ini suatu pendekatan  sistematis untuk pemecahan masalah telah diciptakan yang terdiri dari tiga jenis usaha :

-  persiapan

-  definisi

-  solusi   

                Dalam mempersiapkan pemecahan masalah, manajer memandang perusahaan sebagai suatu system dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan.

                Dalam  mendefenisikan masalah, manajer bergerak dari tingkat system ke subsistem dan menganalisis bagian-bagiansistem menurut suatu urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer  mengidentifikasi berbagai  solusi alternative, mengevaluaasinya,  memilh yang  terbaik, menerapkannya, dan  membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagaimana  mestinya.

C.    Landasan Teori

                Organisasi adalah : Adanya orang-orang yang usahanya harus dikoordinasikan, tersusun dari sejumlah sub system yang saling berhubungan dan saling tergantung, bekerja bersama atas dasar pembagian kerja, peran, dan wewenang serta mempunyai tujuan yang hendak dicapai.

               Berikut adalah beberapa ciri / atribut dari Organisasi :

1.       Organisasi adalah lembaga sosial yang terdiri dari sekumpulan orang dengan berbagai pola interaksi yang  ditetapkan.

2.       Organisasi dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu oleh karena itu organisasi adalah kreasi sosial yang memerlukan aturan dan kooperasi.

3.       Organisasi secara sadar dikoordinasikan dan dengan sengaja disusun kegiatan-kegiatannya dibedakan menurut pola yang logis. Koordinasi bagian-bagian tugas yang saling tergantung ini memerlukan penugasan wewenang dan komunikasi.

4.       Organisasi adalah instrumen sosial yang memiliki batasan-batasan yang secara relatif dapat diidentifikasikan dan keberadaannya memiliki basis yang relatif permanen.

Teori organisasi klasik mengklarifikasikan tugas manajemen yang terdiri atas :

1.       Technical; kegiatan memproduksi produk dan mengorganisirnya.

2.       Commercial; kegiatan membeli bahan dan menjual produk.

3.       Financial; kegiatan pembelanjaan.

4.       Security; kegiatan menjaga keamanan.

5.       Accountancy; kegiatan akuntansi.

6.       Managerial; melaksanakan fungsi manajemen yang terdiri atas :

·         Planning; kegiatan perencanaan

·         Organizing; kegiatan mengorganisasikan

·         Coordinating; kegiatan pengkoordinasian

·         Commanding; kegiatan pengarahan

·         Controlling; kegiatan pengawasan

Variabel yang diperhatikan dalam manajemen ilmiah :

1.       Pentingnya peran manajer

2.       Pemanfaatan dan pengangkatan tenaga kerja

3.       Tanggung jawab kesejahteraan karyawan

4.       Iklim kondusif

Teori Hubungan Antar Manusia

               Pendekatan yang dilakukan adalah pendekatan psikologis terhadap bawahan, yaitu dengan mengetahui perilaku individu bawahan sebagai suatu kelompok hubungan manusiawi untuk menunjang tingkat produktifitas kerja. Sehingga ada suatu rekomendasi bagi para manajer bahwa organisasi itu adalah suatu sistem sosial dan harus memperhatikan kebutuhan social dan psikologis karyawan agar produktifitasnya bisa lebih tinggi.

Teori Aliran Kuantitatif

               Memfokuskan keputusan manajemen didasarkan atas perhitungan yang dapat dipertanggungjawabkan keilmiahannya. Pendekatan ini dikenal sebagai pendkatan ilmu manajemen yang biasa di mulai dnegan langkah sebagai berikut:

1.       Merumuskan masalah

2.       Menyusun model aritmatik

3.       Mendapatkan penyelesaikan dari model

4.       Mengkaji model dan hasil mode

5.       Menetapkan pengawasan atas hasil

6.       Mengadakan implementasi

D.    Pembahasan Masalah

             Dalam memecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus dilakukan oleh manajer yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi / pemecahan.

- Usaha persiapan,  mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.

- Usaha definisi,  mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.

- Usaha solusi,  mencakup mengidentifikasikan  berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan  bahwa masalah itu terpecahkan. Sistem informasi berbasis komputer atau CBIS dapat digunakan sebagai system dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.

1. Usaha persiapan

         Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara  berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah.

Ketiga masalah itu terdiri dari:

a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem

b) Mengenal sistem lingkungan

c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan

2. Usaha definisi

         Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa  suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup  mempelajarinya untuk mencari  solusi (pemahaman masalah). Usaha definisi mencakup dua  langkah yaitu :

a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

b) Menganalisis bagian-bagian sistem dalam sustu urutan tertentu

3. Usaha pemecahan

         Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan  penerapannya.

             Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa  atau menghasilkan keuntungan luar biasa. Jadi pemecahan  masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan, tetapi pada konsekuensinya  keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.

              Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi  atau aksi yang manajer  yakini akan memberikan solusi terbaik  atas masalah tersebut. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai  alternative keputusan. Solusi bagi suatu masalah harus mendayagunakan system untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin pada standar kinerja system. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa yang harus dicapai oleh system.

              Selanjutnya manajer harus memiliki informasi yang terkini, informasi itu menggambarkan keadaan saat ini, apa yang sedang dicapai oleh system. Jika keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat masalah dan manajer tidak mengambil tindakan. Jika kedua keadaan itu berbeda, sejumlah masalah merupakan penyebabnya dan harus dipecahkan.

               Perbedaan antara keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan menggambarkan kriteria solusi (solution criterion), atau apa yang diperlukan untuk mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharapkan. Setelah berbagai alternative, diidentifikasi system informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi  tiap alternative. 

                 Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala (constraints) yang  mungkin, baik inter maupun ekstern/ lingkungan.

1.  Kendala intern dapat berupa sumber daya  yang  terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja,SDM yang kurang memenuhi syarat, dan lain – lain.

2.  Kendala lingkungan  dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut  cara tertentu.  Gejala  adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Sangat  sering para manajer melihat gejala dari pada masalah. Gejala menarik perhatian manajer melalui lingkaran umpan balik. Namun gejala tidak  mengungkapkan seluruhnya, bahwa suatu  masalah adalah penyebab dari suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.

                 Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka  mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

1. Merasakan masalah

Manajer dapat dibagi dalam  tiga kategori dasar dalam hal  gaya merasakan masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.

•  Penghindar Masalah (problem avoider)

 Manajer ini mengambil sikap positif dan  menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan  masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.

•  Pemecah Masalah (problem solver) 

Manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.

•  Pencari Masalah (problem seeker) 

Manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

2. Mengumpulkan informasi

Para manajer dapat menunjukkan salah  satu dari dua gaya mengumpulkan informasi (information-gathering styles) atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka.

•  Gaya Teratur (preceptive style) 

Manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

•  Gaya Menerima (receptive style) 

Manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

3. Menggunakan informasi

Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi  (information-using styles), yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.

•  Gaya Semantik  (systematic style)

 Manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.

•  Gaya Intuitif (intuitive style) 

Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

Tiga fase penyelesaian masalah yaitu : 

1. Kecerdasan 

             Kecerdasan adalah kesadaran mengenai suatu  masalah atau peluang. Dalam hal ini, pembuat keputusan berupaya mencari lingkungan bisnis internal dan eksternal, memeriksa keputusan-keputusan yang perlu dibuat, dan masalah-masalah yang perlu diatasi, atau peluang-peluang yang perlu dipertimbangkan.

Kecerdasan berarti kesadaran aktif akan perubahan-perubahan di lingkungan yang menuntut  dilakukannya tindakan-tindakan tertentu. 

2. Perancangan 

              Dalam fase perancangan, pembuat keputusan merumuskan suatu masalah dan menganalisis sejumlah solusi alternatif. 

3. Pemilihan 

               Dalam fase pemilihan ini, pembuat keputusan memilih solusi masalah atau peluang yang ditandai dalam fase kecerdasan. Pemilihan ini diikuti dari analisis sebelumnya dalam fase perancangan dan memperkuatnya lewat informasi-informasi yang diperoleh dalam fase pemilihan.    

E.     Penutup

a.        Kesimpulan

             Adapun kesimpulan yang dapat ditarik  dari pembahasan  makalah Pendekatan  Sistem Dalam Memecahkan Masalah Dan Mengambil Keputusan adalah sebagai berikut :

1.  Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang profesor filosofi di Columbia University yang mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu kontroversi secara memadai  yaitu:

•  Mengenali kontroversi

•  Menimbang klaim alternatif

•  Membentuk penilaian

2.  Pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.

3.  Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.

4.  Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

b.       Saran

             Ada baiknya apabila kita dalam mendirikan suatu organisasai benar-benar di rencanakan dan dipertimbangkan dengan seksama guna mencapai dan memenuhi visi dan misi perusahaan dalam berorganisasi. Semoga dalam contoh kasus masalah dari makalah di atas dapat memberikan bayangan dan inspirasi kepada kita agar kita dapat lebih baik lagi dalam membuat organisasi dan berorganisasi dan semoga makalah ini dapat berguna sebagai referensi memberikan solusi dalam hal pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.