TULISAN TEORI ORGANISASI UMUM 2 : PERANAN STAFF DALAM ORGANISASI

1. DEFINISI STAF

Staf adalah individu atau kelompok (terdiri para ahli) dalam struktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini.

2. MACAM - MACAM STAF

Pada dasarnya staf dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu : Staf Penasihat dan Staf Pelayanan

1. STAF PENASIHAT

             Dibentuk guna memberi saran, bantuan, dan jasa kepada seorang manajer. Staf penasihat juga memberikan saran-saran kepada pimpinan terhadap semua bidang yang menjadi tugas dan tanggung jawab pimpinan. Apabila diperlukan Manajer dapat menunjuk atau mengangkat staf penasihat dalam bidang perencanaan, pengorganisasian, pemberian motivasi, pengawasan, dan pengambilan keputusan. Agar saran-saran yang diberikan kepada pimpinan merupakan saran yang sudah matang, obyektif dan telah diuji serta diteliti kebenarannya, maka saran-saran itu harus digarap melalui suatu proses.

 Proses pemberian saran tersebut melalui kegiatan sebagai berikut :

1.      Pengumpulan data dilakukan dengan mengadakan penelitian atau riset.
 

2.      Mengadakan analisis fakta-fakta, informasi-informasi yang diterima.
 

3.      Mengadakan evaluasi atau penilaian.
 

4.      Membuat berbagai alternatif atau kemungkinan.
 

5.      Mengadakan pemilihan dari berbagai kemungkinan yang dianggap paling baik.
 

6.      Membuat kesimpulan.
 

7.      Merumuskan saran-saran/pertimbangan-pertimbangan dalam bentuk tertentu sehingga mudah dan dipahami oleh pimpinan.

2. STAF PELAYANAN ( Staf Specialis )

            Yaitu membantu pimpinan dalam melancarkan tugas-tugas organisasi, dalam memberikan pelayanan untuk seluruh lini dan unsur organisasi. Fungsi utama staf pelayanan adalah memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya dalam bentuk kegiatan-kegiatan operasional, bukan memberikan saran atau pertimbangan

3. PERANAN STAFF (Dalam Proses Manajemen)

Dalam organisasi bentuk lini dan staff ada dua kelompok tenaga kerja. Kelompok pertama adalah yang bertugas utama menterjemahkan tugas pokok menjadi aktivitas, lalu pihak lain bertugas melakukan kegiatan-kegiatan penunjang demi lancarnya roda organisasi dan mekanisme kerjasama yang harmonis, baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Kedua kelompok ini mempunyai peranan penting dalam merealisasi tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

Peranan staff dalam proses manajemen ialah menbahas pentingnya kegiatan-kegiatan penunjang terlaksana dengan efisien dan ekonomis, dan juga membahas pentingnya paranan karyawan staff dalam membantu management members dalam mengambil keputusan.

Setiap keputusan yang diambil baik di tingkat top, middle maupun lower manager seperti supervisor ada beberapa syarat yaitu sebagai berikut :

• Keputusan yang diambil harus mempermudah dan mempercepat pencapaian tujuan.
• Keputusan harus tepat dalam arti mampu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi oleh organisasi.
• Keputusan harus praktis, dalam arti dapat dilakukan sesuai dangan kekuatan-kekuatan yang dimiliki organisasi.
• Keputusan yang diambil harus rasional dalam pengertian dapat diterima oleh akal sehat dari para pelaksana.

Uraian di atas diketahui bahwa keputusan yang diambil belum tentu menyenangkan semua orang yang ikut serta dalam organisasi. Dan dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan samua pihak tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan samua pihak belum tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditatapkan.

Tugas-tugas yang diberikan kapada staff adalah sebagai berikut :

• Mengumpulkan data (fakta)
• Menginterpretasikan data (fakta)
• Mengusulkan alternatif tindakan
• Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan berbagai hak dan memperoleh kesepakatan mereka atau memperoleh alasan mengapa rencana tersebut ditolak.
• Mempersiapkan instruksi-instruksi tertulis dan dokumon-dokumen lainnya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasi dari rencana yang telah ditetapkan.
• Mengamati kegiatan-kegiatan operasional dan kondisi-kondisi yang dihadapi untuk rnengadakan apakah instruksi-instruksi telah dijalankan dengan baik dan apakah instruksi tersebut menghambat atau mempelancar proses pencapaian tujuan.
• Mengusahakan pertukaran informasi antara para petugas-petugas oporasional mongenai pelaksanaan untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan koordinasi.
• Meberikan infrmasi dan nasihat kepada petugas-petugas oporasional mengenai pelaksanaan tugas–tugas yang telah didelegasikan kepada mereka.

Dari peranan staff sebagaimana diketahui bahwa staff adalah hal yang diinginkan apabila :

• Keterbatasan kemampuan pimpinan untuk melaksanakan tugas-tugas secara baik. Keterbatasan ini melingkupi ketarbatasan waktu, energi, pengetahuan, perhatian, pandangan dan sebagainya.
• Tugas-tugas yang harus dijalankan belum dapat didelagasikan kepada bawahan, dapat disebabkan: (1) bawahan belum mempunyai kemampuan (2) secara efektif dan efisien lebih tepat wewenang tersebut diberikan kepada spesialist.

4. CONTOH BEBERAPA FUNGSI STAFF

1. Memberikan informasi kepada pemimpin
2. Memberikan batuan kepada pemimpindalam memecahkan masalah jika diperlukan
3. Membantu menjalankan recana-rencana yang telah ditentukan oleh seorang pemimpin dan masih banyak lagi alinnya.

      E.  FUNGSI-FUNGSI STAF

         Menurut bidang yang di layani staf dibagi menurut fungsi-fungsi yang ada di perusahaan, seperti staf personalia, staf pengembangan, staf perencanaan, staf pemasaran dan staf lain/sebagainya.. Jenis staf menurut banyaknya pemimpin yang dilayani dibedakan menjadi:
1. Staf khusus, staf ini memiliki tugas untuk memberikan saran, konsultasi, bantuan serta melayani seluruh lini dan unsur organisasi. sifat khusus staf spesialis yaitu:
a) terbatas dalam pemberian masihat dan bantuan serta tidak mempunyai kekuasaan terhadap elemen-elemen dalam organisasi.
b) nasihat dan bantuannya diberikan kepada seluruh bagian dan seksi.
c) nasihat dan bantuannya hanya untuk lapangan tertentu.
2. Staf pribadi, memiliki tugas memberikan saran, bantuan, dan jasa kepada manajer. staf ini sering di sebut asisten yang mempunyai tugas bermaca-macam untuk satu atasan dan biasanya bersifat generalis. umumnya ini diperbantukan manajer tingkat tinggi (top manajer). staf pribadi ini dibagi menjadi dua, yaitu :
a) Staf asistens, disebut juga asisten manajer atau asisten director yang berposisi sebagai lini atau hubungan lini, yaitu hubungan orang-orang dan komponen-komponen yang bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan serta mempunyai wewenang mengambil keputusan akhir/terakhir mengenai hal yang berhubungan dengan tujuan. staf asisten ini meliputi: ~asisten to dan executive assintants memberi bantuan kepada pucuk pimpinan dalam suatu tugas pimpinan tertentu dan memberikan segala hal yang di perlukan. ~administrative assistants memberikan layanan kepada seorang pimpinan dalam soal kecil administrasi. ~special assistants memberikan layanan dalam bidang keahliannya kepada pimpinan.
b) Line assistant yaitu assistant yang berada pada masing-masing fungsional yang ada dalam perusahaan, dan dia memberikan nasehat dan bantuannya pada bidang menurut fungsinya.

SUMBER :

http://ahmarabyad.blogspot.com/2011/06/fungsi-fungsi-staf.html tanggal 27 maret 2012 – pukul 21.36

http://cokroaminoto.blogetery.com/2010/03/11/kepemimpinan-dalam-organisasi-6/ tanggal 26 maret 2012 – pukul 20.33

http://id.answers.yahoo.com/question/index?qid=20090726200029AA9dOiT tanggal 26 maret 2012 – pukul 21.17

http://www.ut.ac.id/html/suplemen/ekma4333/1.3.htm tanggal 26 maret 2012 – pukul 20.36

ocw.usu.ac.id/course/.../manajemen_slide_fungsi_pengorganisasian.pdf tanggal 26 maret 2012 – pukul 20.44