Tugas Analisis Perancangan Sistem Informasi - Membahas dan Mempresentasikan Materi SDLC Tahap Perancangan Sistem (Design)

KELOMPOK J

Membahas dan Mempresentasikan Materi SDLC Tahap Perancangan Sistem (Design)

 

BAB 7 DESIGN SISTEM TERINCI

7.1 DESIGN OUTPUT TERINCI

            Desain output yang akan dibahas pada bab ini adalah untuk output berbentuk laporan di media keras.

7.1.1 Bentuk – bentuk Laporan

7.1.1.1 Laporan Berbentuk Tabel

             Ialah laporan yang berbentuk tabel yang menekankan kualitas isi serta kegunaannya.

NOTICE REPORT, merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus. Laporan ini harus dibuat sesederhana mungkin tetapi jelas agar permasalah yang terjadi tampak jelas.

EQUIPOISED REPORT, berisi hal-hal yang bertentangan. Laporan ini bisanya digunakan untuk maksud perencaaan.

VARIANCE REPORT, laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya.

 COMPARATIVE REPORT, isi dari laporan ini ialah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya. Misal pada laporan rugi/laba atau neraca.

7.1.1.2 Laporan Berbentuk Grafik

             Laporan yang berbentuk grafik atau bagan diklasifikasikan diantaranya sebagai bagan garis (line chart), bagan batang (bar chart).

BAGAN GARIS, pada bagan garis ini variasi data ditunjukkan dengan suatu garis atau kurva. Bagan garis mempunyai beberapa kebaikan, yaitu :

1. Dapat menunjukkan hubungan antara nilai dengan baik.
2. Dapat menunjukkan beberapa titik.
3. Tingkat ketepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya.
4. Mudah dimengerti.

Disamping kebaikannya, bagan garis mempunyai beberapa kelemahan, yaitu :

1. Bila terlalu banyak garis / kurva maka akan tampak ruwet
2. Hanya terdapat pada 2 dimensi.
3. Spasi dapat menyesatkan

BAGAN BATANG, nilai data dalam bagan batang digambarkan dalam bentuk batang vertikal atau batang horisontal. Kebaikan dari bagan batang adalah sebagai berikut:

1. Baik untuk perbandingan.
2. Dapat menunjukkkan nilai dengan tepat.
3. Mudah dimengerti.

Kelemahannya :

1. Terbatas hanya pada satu titik saja.
2. Spasi dapat menyesatkan.

BAGAN PASTEL, merupakan bagan yang berbentuk lingkaran menyerupai kue pastel. Kebaikan dari bagan pastel adalah :

1. Baik untuk perbandingan sebagian dengan keseluruhannya.
2. Mudah dimengerti.

7.1.2 Pedoman Desain Laporan

Berikut adalah pedoman dalam pembuatan suatu laporan :

1. Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu:

1. Judul laporan.
2. Tubuh laporan.
3. Catatan kaki laporan (berisi ringkasan, subtotal dan grandtotal)

2.      Untuk laporan penting, gunakan kertas yang berkualitas dan tidak mudah sobek.

3. Tiap-tiap batas tepi laporan diberi jarak 2 ½ cm.
4. Gunakan spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah di baca.
5. Hal-hal yang ingin ditonjolkan ditulis dengan huruf besar, tebal atau digaris bawah.
6. Gunakan huruf cetak jelas dan tidak membingungkan, hindari font yang sulit dimengerti.
7. Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan, gunakan tanda “.” atau “-”. Bila urutannya penting dapat dipergunakan tanda 1,2,3 dan seterusnya dan sajikan dalam urutan yang terpenting.
8. Letakkanlah informasi yang mendetail di lampiran dan gunakanlah penunjuk yang mudah dipahami.
9. Usahakan dalam laporan berisi keterangan-keterangan yang diperlukan yang mungkin akan ditanyakan oleh pemakai bila laporan keterangan tersebut tdk ada.
10. Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih tersaring dan tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci.
11. Laporan harus dibuat dan didistribusikan tepat waktu.
12. Laporan harus sederhana tetapi jelas.
13. Laporan diungkapkan dalam bentuk dan bahasa yang mudah dimengerti pemakai.
14. Isi laporan harus akurat.
15. Laporan bilamana mungkin harus distandarisasi.
16. Laporan harus berguna
17. Biaya laporan harus dipertimbangkan.

7.1.3 Alat-alat Desain Output Terinci

1. Printer layout form atau printer spacing chart atau printer layout chart merupakan suatu bagan yang digunakan untuk menggambarkan sketsa sketsa bentuk dari output di printer.
2. Kamus data output yang merupakan pengembangan dari kamsu dari arus data.

7.1.4 Mengatur Tata Letak Isi Output

        Pengaturan tata letak output merupakan pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai sistem maupun bagi programmer. Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari output apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan atau belum. Bagi programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan output yang diinginkan. Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak dapat digunakan alat bagan tata letak printer dan kamus data output.

        Berikut merupakan penjelasan cara penggambaran di bagan tata letak printer.

1. Bentuk dari literal (konstanta) ditulis apa adanya. Untuk output berupa dokumen literal tidak dicetak oleh program tetapi dicetak dokumen tersebut. Spasi yang digunakan printer adalah sebagai berikut : spasi normal adalah 6 baris tiap inchi, spasi ketat adalah 8 baris tiap inchi, spasi lebih ketat adalah 72/7 baris tiap inchi
2. Nilai suatu data berasal dari suatu field atau variabel ditunjukkan oleh bentuk edit-mask.
3. Nomor yang ditulis diantara tanda kurung buka dan kurung tutup dekat dengan edit mask digunakan sebagai nomor acuan antara nilai data di kamus data output.
4. Panah ke bawah menunjukkan cara penggambaran spasi di bagan tata letak printer. Adapun cara penggambarannya adalah sebagai berikut :

-          Penggambaran spasi tunggal, dilakukkan dengan cara menuliskan edit mask dalam satu baris saja dan garis panah kebawah menunjukkan bahwa baris selanjutnya akan dicetak dengan isi yang sama dengan yang ditunjukkan oleh edit mask di atasnya.

-          Penggambaran dua spasi atau lebih, dilakukkan dengan cara menulisakan edit masuk dalam dua baris yang dipisahkan dengan banyaknya spasi yang diinginkan.

-          Pencetakan baris sampai dengan baris tertentu, yang berisi nilai suatu total.

-          Kombinasi pencetakan, bila ingin mencetak laporan dengan kombinasi percetakan suatu kolom hanya mencetak sebuah baris saja dan kolom-kolom yang lainnya mencetak beberapa baris.

7.1.5 Penjelasan Data di Kamus Data Output

        Desain output terinci ini selain dimaksudkan untuk user, juga termasuk akan digunakan oleh programmer di dalam membuat program. Program perlu diberi penjelasan lebih terinci tentang isi dari output tersebut. Penjelasan data terinci ini dapat diperoleh di kamus data output. Kamus data output dibuat berdasarkan kamus data arus data dan desain tata letak di bagan tata letak printer.

Penjelasan pengisian kolom-kolom di kamus data output adalah sebagai berikut:

1. Kolom nomor urut, berisi nomor angka yang sesuai dengan nomor yang ditulis diantara tanda kurung di bagan tata letak printer.
2. Kolom nama item data, dibedakan untuk sistem dan untuk program. Nama item data di sistem sesuai dengan nama item data di kamus data arus data. Nama item data di program merupakan nama item data yang akan digunakan di program komputer.
3. Kolom jenis data, dapat berupa variabel atau field. Jenis data variabel akan dideklarasikan oleh programmer dalam program. Jenis data field merupakan data yang diambil dari suatu field.
4. Kolom tipe dan lebar, tipe data dapat berupa karakter (C), numerik (N), tanggal (D) sisanya tergantung dari bahasa kompiter yang digunakan.
5. Kolom picture, menunjukkan bentuk dari pencetakkan data. Picture 999 menunjukkan nilai numerik sebagai tiga digit. Picture 9999.99 menunjukkan nilai numerik dengan 7 digit, 4 digit nilai bulat dan 2 digit nilai dibelakang koma.

6. Kolom posisi, kolom ini diisi dengan nilai posisi baris (X), dan posisi kolom (Y) dari letak data yang akan ditampilkan. Posisi (5,10) menunjukkan data akan dicetak di posisi baris ke 5 dan kolom ke 10 dan seterusnya.

7.2 DESIGN INTPUT TERINCI

       Data hasil dari transaksi merupakan masukan untuk sistem informasi. Desain input terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input.

7.2.1 Dokumen Dasar

       Merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi. Dokumen dasar sangat penting di dalam arus data di sistem informasi.

Dokumen dasar dapat membantu dalam penanganan arus data sebagai berikut :

1. Data menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap.
2. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat.
3. Dapat mendorong lengkapnya data, disebabkan data yang dibutuhkan disebutkan satu persatu dalam dokumen dasarnya.
4. Bertindak sebagai pendistribusi data, karena sejumlah tembusan dari formulir tersebut dapat diberikan kepada individu / departemen yang membutuhkannya.
5. Dokumen dasar dapat membantu dalam pembuktian terjadinya suatu transaksi yang sah, sehingga sanbgat berguna untuk audit trail.
6. Dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung dari file-file data di komputer.

Untuk mencapai maksud tersebut, dokumen dasar harus dirancang dengan baik. Berikut merupakan petunjuk dalam perancangan dokumen dasar yang baik :

1. Kertas yang digunakan, beberapa faktor harus dipertimbangkan dalam pemilihan kertas yang akan digunakan sebagai berikut :

-          Lamanya dokumen dasar tersebut akan disimpan

-          Penampilan dari dokumen dasar

-          Banyaknya dokumen dasar tersebut ditangani

-          Bagaimana menanganinya (secara halus, kasar dilipat atau dibawa)

2. Ukuran dari dokumen dasar, berupa ukuran dasar berupa ukuran dari kertas yang standar dan banyak dijual yang umumnya adalah kuarto (81/2” x 11”) dan ukuran folio (81/2 x 14”)
3. Warna yang digunakan, warna yang baik adalah warna yang datanya mudah dibaca, terutama bila menggunakan karbon. Warna yang baik adalah warna yang cerah dan hindari warna gelap. Penggunaan warna membantu dalam mengidentifikasi dokumen dasar yang digunakan.
4. Judul dokumen dasar, judul harus sesingkat mungkin dan jelas. Dokumen harus diberi judul yang dapat menunjukkkan jenis dan kegunaan dari dokumen tersebut.

5.      Nomor dokumen dasar, digunakan untuk menunjukkan keunikannya. Nomor dokumen dasar diletakkan di pojok bawah kiri atau pojok bawah kanan. Nomor dokumen dapat digunakan untk menunukkan sumber dan jenisnya.

6.      Nomor urut dokumen dasar, sangat perlu untuk pelacakan pemeriksaan dan untuk pengarsipan. Disamping nomor dokumen dasar, nomor urut dari masing-masing dokumen bisanya dicantumkan di pojok kanan atas.

7.      Nomor dan jumlah halaman,  bila dokumen dasar terdiri dari satu halaman, maka tiap – tiap halaman harus diberi nomor dan jumlah halamannya agar bila ada halaman yang hilang dapat diketahui.

8.      Spasi, spasi antar baris dan spasi antar karakter pada dokumen dasar harus diperhatikan. Terutama bila dokumen dasar akan diisi dengan data yang dicetak dengan  mesin.  Spasi di dokumen harus disesuaikan dengan spasi yang dibuat oleh mesin.

9.      Pembagian area, dokumen dasar harus dibentuk dengan pembagian area sedemikian  rupa, sehingga memudahkan untuk mencarinya guna pengisian / pencarian data. pembagian area ini meluputi area judul, area halaman, area kontrol, area organisasi, area objek, area tubuh, area berita, area otorisasi, area jumlah dan area nomer.

10.  Caption, adalah kata-kata yang dicetak di dokumen dasar untuk menunjukkan siapa yang harus mengisi dan data apa yang harus diisikan. Macam-macam caption yang digunakan :

BOX CAPTION, merupakan caption yang dicetak didalam suatu kotak dan data harus disikan di dalam kotak tersebut juga.

YES/NO CHECK OFF CAPTION, menunjukkan dimana harus mengisikan ya dan dimana harus mengisikan tidak.

HORIZONTAL CHECK OFF CAPTION, menunjukkan salah satu pilihan yang harus dipilih dengan disajikan secara mendatar.

CHECKLIST CAPTION, menunjukkan daftar pilihan yang dapat dipilih

BLOCKED SPACES CAPTION, menunjukkan kotak-kotak ruang kosong yang harus diisi dengan data.

SCANNABLE FORM CAPTION, caption yang menunjukkkan tempat-tempat yang harus diisi pada formulir yang akan dibaca oleh alat scanner, misalnya oleh OMR reader.

11. Instruksi di dalam dokumen dasar, dokumen dasar yang baik harus bersifat self-       instruction, artinya harus berisi instruksi-instruksi yang jelas bagi pengisi untuk menuliskan data tanpa harus bertanya lagi.

12. Jendela di amplop, jika dokumen dasar harus dikirimkan, maka dapat dipergunakan amplop yang berjendela dengan maksud agar mengurangi penulisan nama dan alamat yang akan dikirim pada amplop.

13. Jumlah tembusan, banyaknya tembusan atau rangkap dari dokumen harus dibuat seefisien dan seefektif mungkin dalam arti tidak boleh berlebihan dan tidak boleh kurang. Jumlah dari tembusan ini tergantung dari jalur distribusinya serentak. Dengan jalur distribusi urut, maka dokumen dasar dapat tanpa tembusan, karena akan didistribusikan urut dari tangan pertama, setelah diteruskan ke tangan kedua dan seterusnya.

7.2.2 Cara Mengurangi Jumlah Masukan

                Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengurangi jumlah input yang  akan dimasukkan ke Sistem tanpa mengurangi kelangkapannya.

Cara-cara yang dapat dilakukkan adalah sebagai berikut ini :

1. Menggunakan kode, pemakaian kode akan membuat input menjadi lebih pendek dan unik. Hal yang dapat diwakili dengan kode misalnya adalah kode rekening, kode barang, kode langganan, kode wilayah, kode pemasok, kode karyawan dan lainnya.
2. Data yang relatif konstan disimpan di file induk acuan, data yang relatif konstan dapat disimpan di file induk acuan (reference master file) dan dapat diambil dengan menggunakan suatu kode tertentu, sehingga tidak perlu dimasukkan sebagai input data. Misalnya adalah data tarif upah yang didasarkan pada golongan karyawannya.
3. Jam dan tanggal dapat diambilkan dari sistem, sistem komputer menyediakan jam dan tanggal yang sifatnya permanen, tatap akan bekerja walaupun aliran listrik komputer dimatikan. System time dan system date ini dapat dimanfaatkan untuk data jam dan tanggal, sehingga data jam dan tanggal tidak perlu untuk diinputkan.
4. Rutin perhitungan dilakukan oleh sistem, perhitungan tidak perlu dihitung terlebih dahulu dan hasilnya diinputkan, tetapi tugas ini dapat diserahkan oleh sisten komputer. Cara ini menghemat dan memudahkan pemasukan data.

7.2.3 Kode

       Digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-maca informasi yang berubungan dengannya. Kode dibentuk dari kumpulan angka, huruf, dan karakter-karakter khusus misalnya (%, /, -, $, #, &, ;, dan lainnya). Kode numerik menggunakan 10 macam kombinasi angka di dalam kode. Kode alphabetik menggunakan 26 kombinasi huruf. Kode alphanumerik merupakan kode yang menggunakan gabungan angka, huruf dan karakter khusus.

7.2.3.1 Petunjuk Pembuatan Kode

            Dalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu :

1. Harus mudah diingat, agar mudah diingat maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan objek yang diwakili dengan kodenya.
2. Harus unik, kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak ada kode yang kembar
3. Harus fleksibel, harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.
4. Harus efisien, kode harus pendek, mudah diingat dan juga efisien bila direkam di simpan di luar komputer.
5. Harus konsisten, kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.
6. Harus distandarisasi, kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam oraganisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, salah pengertian, dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakan kode tersebut.
7. Spasi dihindari, dihindari karena dapat menyebabkan kesalahan dalam menggunakannya.
8. Hindari karakter yang mirip, karakter-karakter yang hampir sama bentuknya hendaknya tidak digunakan.
9. Panjang kode harus sama, masing-masing kode sejenis harus mempunyai panjang yang sama.

7.2.3.2  Tipe dari Kode

            Ada beberapa macam tipe dari kode yang dapat digunakan dalam sistem informasi, diantaranya adalah kode mnemonik, kode urut, dan kode blok, Masing-masing tipe dari kode tersebut mepunyai kebaikan dan kelemahannya tersendiri.

KODE MNEMONIK, digunakan untuk supaya mudah diingat. Kode mnemonik dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini. Misal kode “P” untuk mewakili Pria dan “W” untuk wanita.

“YG” untuk Yogyakarta, “SM” untuk Semarang. Kebaikan kode ini adalah mudah diingat dan kelemahannya adalah kode terlalu panjang.

KODE URUT, disebut juga dengan kode seri merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya.

Adapun Kebaikannya :

1. Sangat sederhana dan mudah diterapkan
2. Kode dapat pendek tetapi unik
3. Mudah dicari bila kodenya sudah diketahui
4. Cocok untuk rekaman di file yang menggunakan nmor record relatif, sehingga nomor record dapat sama dengan kodenya, dengan demikian file tidak perlu diindeks.
5. Baik untuk pengendalian, karena kode yang hliang dapat mudah diketahui

Kelamahannya :

1. Penambahan kode hanya dapat ditambahkan pada akhir urutan & tidak dapat disisipkan.
2. Tidak mempunyai dasar logika tentang informasi item yang diwakilinya, kecuali hanya berdasarkan urutannya saja.
3. Tidak fleksibel bila terjadi perubahan kode

KODE BLOK, kode blok mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimun yang diharapkan.

Sumber : Bab 7 Buku Analisis dan Design Sistem Informasi, Penulis (Jogiyanto HM/Andi Offset) Halaman 361-386

Analisis Saya : Tugas ini adalah tugas yang saya dapat pada semester 6 kali ini dengan mata kuliah Analisis Perancangan Sistem Informasi. Diberikan oleh dosen saya Bapak Parno, SKom., MMSI sebagai tugas kelompok untuk memenuhi nilai mata kuliah Analisis Perancangan Sistem Informasi. Adapun saya mendapat kelompok J bersama teman-teman saya Endah Puji Rahayu, Gusty Pramana Putra, dan Rico Setiawan. Adapun kelompok J mendapatkan tugas Membahas dan Mempresentasikan Materi SDLC Tahap Perancangan Sistem (Design) yang bersumber pada Buku Analisis dan Design Sistem Informasi dengan penulis (Jogiyanto HM/Andi Offset) Bab 7, Halaman 361-386. Apabila dalam Tugas di atas masih terdapat kekurangan dan kesalahan saya menerima dengan terbuka koreksinya. Dan semoga dapat bermanfaat bagi teman-teman semua.